Checkliste zur Email-Gestaltung
Der richtige Versendetag und -Frequenz?
Über den idealen Versendetag für E-Mailings oder Newsletter gibt es in der Praxis verschiedene Anschauungen und Philosophien. Einigkeit herrscht weitestgehend darüber, dass der Montag, und insbesondere der Montag morgen ein recht schlechter Zeitpunkt für die Versendung von E-Mailings ist. Meistens ist am Montag morgen das E-Mail-Postfach voll von E-Mails, die sich über das Wochenende angesammelt haben. Das kann dazu führen, dass E-Mails weniger gründlich oder gar nicht gescannt werden, weil die Flut einfach zu groß ist. Auch der Freitag gilt bei den E-Mail-Marketing-Experten als schlechte Wahl für eine Versendung. Insbesondere im B-to-B Bereich besteht eine erhöhte Gefahr, dass eine am Freitag ausgesendete E-Mail in die „Wochenend-E-Mail“ rutscht und erst am Montag gelesen wird.
Schlussendlich gibt es jedoch keine goldene Regel und keinen einzig richtigen Versendungszeitpunkt. Es ist deshalb empfehlenswert, verschiedene Wochentage zu testen und die finale Festlegung vom Ergebnis (Lesequote und Responsrate) abhängig zu machen. Natürlich stellt sich die Frage des Versendetages nur, wenn die Versendung nicht täglich erfolgen soll, womit wir beim Thema „Frequenz“ angelangt sind.
Hat ein Unternehmen oder eine Institution nicht genügend Inhalte um sinnvoll einen täglichen Newsletter oder anders geartetes Mailing durchführen zu können, was in den meisten Fällen so sein wird, so stellt sich die Frage nach der Erscheinungshäufigkeit bzw. Frequenz. Zwischen der Öffnungsrate und der Responsrate sowie der Qualität und Relevanz des Inhaltes einerseits und der Frequenz andererseits besteht ein kausaler Zusammenhang. Ist der Inhalt eines Mailings nicht zielgruppenrelevant so wird der Erfolg gering sein und bei weiteren Aussendungen gegen Null tendieren. Wenn der Inhalt qualitativ hochwertig und den Präferenzen und Bedürfnissen der Zielgruppe gerecht wird, die Frequenz jedoch zu hoch ist, so wird sich zwar ein anfänglicher Erfolg einstellen, jedoch aufgrund der zu hohen Frequenz ein Ermüdungseffekt eintreten, der dazu führt, dass sich immer mehr Empfänger als Abonnenten abmelden. Nur wenn Inhalt und Frequenz gut sind wir ein nachhaltiger Erfolg erzielt werden können. Die folgende Abbildung veranschaulicht diese Aussagen.
Praxis-Beispiel
Der Newsletter einer deutschen Werbeagentur wurde ursprünglich jede Woche an rund 6000 Empfänger versandt. Die Öffnungsrate sank über zwei Jahre auf unter 4%. Die Umstellung der Versendungsfrequenz auf zweimal im Monat brachte eine Erhöhung der Öffnungsrage auf 10%. Dies entspricht einer Steigerung von 25% je Monat ( 6000 x 4 x 4% vs. 6000 x 2 x 10%).