Showcase: Datenjonglage mit TYPO3
Relaunch des EU-Förder-Informationssystems EUFIS
Die Portierung des Online-Informationssystems EUFIS der Bank für Sozialwirtschaft nach TYPO3 bedeutete vor allem eins: viel Arbeit. Nicht nur, weil eine komplexe Website mit verschiedensten Funktionen aufgezogen werden musste. Sondern vor allem auch, weil Unmengen an verschiedenen Daten migriert werden mussten – aus Tausenden HTML-Dateien, die mehr oder weniger unstrukturiert auf dem alten Server lagen. Dennoch wurde das System in Rekordzeit aufgebaut. Kernfunktion des Systems ist ein automatischer Benachrichtigungsdienst, der täglich, wöchentlich oder monatlich neue Seiteninhalte per eMail verschickt.
1997 wurde das EU-Förder-Informationssystem (EUFIS) von der Bank für Sozialwirtschaft ins Leben gerufen. Die Kölner Bank, deren Kunden praktisch ausschließlich dem sozialen Sektor entstammen, bietet seitdem als kostenpflichtigen Service die Bereitstellung von Nachrichten, EU-Förderprogrammen und anderen EU-Dokumenten sowie Ansprechpartnern an.
Die technische Basis war für damalige Verhältnisse fortschrittlich: Es wurde ASP mit einer MS-SQL-Datenbank eingesetzt, die beispielsweise die Benutzer verwaltete. Inhalte wie Nachrichten oder Förderprogramme wurden hingegen als reine HTML-Seiten abgelegt – die Erstellung und Editierung erfolgte mit Frontpage. Dabei wurden zusätzliche Meta-Tags eingebunden, die die Seiten für die diversen vorhandenen Suchfunktionen tauglich machten: beispielsweise Dokumentart, Zielgruppe, Förderregion, Förderart, Antragsfrist und viele weitere.
Entschluss zum Relaunch
Aus mehreren Gründen entschlossen sich die Betreiber von EUFIS Anfang 2006 schließlich zum Relaunch. Mittlerweile war eine der zwei Festplatten des zentralen Servers defekt, Ersatz konnte nicht mehr beschafft werden. Das System funktionierte prinzipiell zwar zuverlässig, dennoch wurde es Zeit für einen Relaunch mit aktuellem Layout und vor allem einer aktuellen Benutzerführung (Usability). Ziel war außerdem eine größere Konsistenz der Seiten – im alten System fand sich unterschiedlichster HTML-Code, teilweise auch mit Fehlern. Ein letzter wichtiger Punkt war die Möglichkeit, die neue Website für Suchmaschinen zu optimieren.
Die Entscheidung für TYPO3 als Plattform fiel schnell. In einem ausführlichen Pflichtenheft wurde dargelegt, welche Funktionen übernommen, welche neu entwickelt werden sollten. Das Hauptaugenmerk lag auf der Übernahme aller im System vorhandenen Daten. Ende April fiel der Startschuss; seit dem 1. September 2006 ist EUFIS auf TYPO3-Basis unter der neuen Domain www.eufis.eu online.
Das neue EU-Förder-Informationssystem unter www.eufis.eu
TYPO3-Umsetzung
Auf dem Server wurde TYPO3 4.0 mit vielfältigen Extensions installiert. Die folgende Aufzählung listet die wichtigsten auf:
| tt_news: | Zur Darstellung von Nachrichten und Terminen, inklusive umfangreichem Archiv seit 1997. |
| chc_forum: | Für das neu eingerichtete Forum. |
| a21glossary, sg_glossary: | Zum Aufbau des Glossars. sg_glossary wird zur Anzeige des Glossars benutzt. a21glossary wurde so angepasst, dass es mit Zugriff auf die Datenbasis von sg_glossary Glossarwörter auf den Inhaltsseiten hervorhebt und mit dem Glossar verlinkt. |
| sr_feuserregister: | Zur Registrierung von Neukunden. Das Formular wurde erweitert um einen Vertrag, der vom Neukunden nach der Registrierung ausgefüllt und verschickt werden muss, bei dem die angegebenen Daten voreingetragen sind. |
| newloginbox: | Zum Login der Frontend-Benutzer. |
| ks_sitemap: | Vom Design her angepasst zur Darstellung mehrerer Sitemaps. |
| indexed_search: | Angepasst und erweitert, um die Daten anhand der eingetragenen Meta-Daten zu kategorisieren. |
| TemplaVoilà: | Für die normalen Templates und vor allem für die flexiblen Inhaltselemente |
Der Bereich der Förderprogramme und anderer EU-Dokumente musste komplett neu entwickelt werden. Im Rahmen einer neu entwickelten speziellen Extension mussten die diversen Datenstrukturen der Inhalte abgebildet werden, wobei hier insbesondere die Meta-Daten berücksichtigt werden mussten.
Für die Förderprogramme wurde hierbei ein neuer Dokumenttyp entwickelt, der im Backend die Eingabe der verschiedenen Meta-Daten ermöglicht. Dazu können auch Ansprechpartner gewählt werden, die im Frontend wiederum über eine Ansprechpartner-Suche angezeigt werden können.
Weitere Datenstrukturen betreffen z.B. downloadbare EU-Dokumente in mehreren Kategorien, Nachrichten, Termine, Interessensbekundungen und Studienaufträge.
Datenmigration
Eine der großen Herausforderungen des Projektes war die Datenmigration. Über eine Fernwartungsschnittstelle konnte auf die Daten des alten Servers zugegriffen werden. Der MS-SQL-Server wurde nur für einen Bruchteil der Daten (z.B. Benutzerdaten) verwendet. In einer komplexen Verzeichnisstruktur waren über 8.000 einzelne HTML-Dateien abgelegt, darunter allein 4.000 Nachrichten.
Beispiel für ein Förderprogramm (Meta-Daten; HTML-Datei (links) und TYPO3-Interface)
Im Rahmen des Projekts musste daher ein Parser für die folgenden Aufgaben entwickelt werden:
- Einlesen aller Quelldateien
- Kategorisieren der Daten (hauptsächlich anhand von Verzeichnis und Meta-Tag „Dokart“)
- Auslesen aller Metadaten und Inhalte
- Bei Förderprogrammen: Aufteilen des Inhalts auf mehrere Inhaltsblöcke
- Nachbearbeitung / Bereinigung des HTML-Quelltextes
- Einfügen der Daten in die MySQL-Datenbank im TYPO3-Format: als Inhaltsseiten (Tabellen pages, tt_content, z.B. für Förderprogramme) oder Nachrichten (Tabelle tt_news)
Aufbau eines Förderprogramms mit 15 Inhaltsblöcken
Anhand der importierten Meta-Daten wird vor allem die Suchfunktion gesteuert, wo der Nutzer unter anderem aus verschiedenen Kategorien, Zielgruppen und Regionen wählen kann.
Strukturierung der Daten
Die schier unüberschaubare Datenflut ist schon immer ein Problem bei EUFIS gewesen. Im alten System existierten verschiedenste Suchfunktionen: vom Suchassistenten bis zur Profisuche, und das für mehrere Dokumenttypen. Dies wurde im neuen TYPO3-System deutlich übersichtlicher strukturiert: Es gibt eine einzige Suchfunktion, in der der Besucher wählen kann, welche Dokumenttypen er durchsuchen will: Nachrichten, Förderprogramme und/oder Dokumente. Die Ergebnisliste ist auch entsprechend strukturiert dargestellt.
Kernstück des Systems ist jedoch der Benachrichtigungsdienst. Dieser ermöglicht dem registrierten Kunden, stetig auf dem aktuellen Stand zu sein, indem er tagesaktuell über neue Nachrichten, Förderprogramme und Dokumente informiert wird. Um nicht mit allen Informationen aus dem kompletten Förderungssektor überschüttet zu werden, gibt es auch hier – ähnlich wie in der Suchfunktion - verschiedene Strukturierungs- und Filter-Mechanismen.
Das Formular für den Benachrichtigungsdienst
Über einen Cronjob wird so jede Nacht der Benachrichtigungsdienst angestoßen, der neu eingestellte oder veränderte Daten aus der Datenbank ausliest und für jeden Abonnenten einen personalisierten Newsletter erstellt – hier sind jeweils Titel, ein kurzer Teasertext sowie ein Link zum Dokument im System aufgeführt. So erhält jeder Kunde genau die Informationen, die für ihn interessant sind.
Fazit
Ein Relaunch, der sich für die Bank für Sozialwirtschaft in mehrerlei Hinsicht gelohnt hat:
- In kurzer Zeit wurde das System auf eine neue, zukunftssichere technische Basis gestellt.
- Ein neues, aktuelles und modernes Design wurde erstellt.
- Die knapp zehn Redakteure sparen täglich Zeit, da sie nicht mehr mit Frontpage, sondern jetzt mit der TYPO3-Benutzeroberfläche arbeiten. Gruppenarbeit und Workflow-Management erhält so eine neue Dimension.
- Mit Hilfe der strukturierten Suchfunktion und des Benachrichtigungsdienstes lassen sich mit wenigen Mausklicks individualisierte Informationen aus der riesigen Datenmenge von EUFIS herausfiltern. Es entsteht ein enormer Zusatznutzen.
Autoren: Andreas von Studnitz, Taras Vasilckevich, www.typo3-macher.de